Reader Comments

Mengatur Pertemuan dan Konferensi - Memilih Tempat yang Tepat

by hotel puncak (2019-09-30)


Pemesanan tempat pertemuan atau mengatur konferensi sering kali jatuh ke resepsionis, sekretaris dan PA, yang mungkin memiliki sedikit pengalaman dalam perencanaan acara. Ada banyak aspek untuk merencanakan konferensi dan acara, dari menemukan tempat yang tepat, memesan katering, mengatur akomodasi, parkir, sistem PA dan banyak lagi. Ini bisa tampak sedikit berlebihan ketika Anda memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa acara berjalan dengan lancar, dan ketika Anda dapat disalahkan jika tidak sesuai rencana!

Mengkonfirmasi Nomor Delegasi

Berapa banyak delegasi yang diharapkan pada acara tersebut? Jika perusahaan Anda telah menjalankan acara yang sama sebelumnya, lihat rata-rata partisipasi dari peristiwa-peristiwa sebelumnya. Anda pasti akan memiliki beberapa pembatalan dan tidak ada acara, tetapi tergantung pada jenis acara, jumlah pemilih bisa mencapai 50% atau bahkan kurang.

Sebagai perencana acara di hotel pusat kota Leeds, saya telah menyelenggarakan banyak seminar hukum untuk pengacara. Peristiwa-peristiwa ini berjalan secara teratur dan membuat pengacara tetap mutakhir dengan perubahan hukum. Acara bebas untuk menghadiri dan diadakan pada malam hari kerja. Kadang-kadang, jumlah delegasi yang datang ke acara kurang dari setengah dari mereka yang telah memesan - terutama selama musim dingin ketika malam hari gelap, dingin dan basah! Cobalah untuk mencari tahu berapa banyak orang yang Anda pikir akan benar-benar muncul - tidak ada yang lebih buruk daripada ruangan yang penuh dengan kursi kosong atau meja yang penuh dengan makanan untuk segelintir hadirin.

Tentu saja, untuk jenis acara lainnya, kehadiran akan jauh lebih tinggi. Jika delegasi telah membayar tiket ke acara tersebut, misalnya, atau jika acara tersebut merupakan upacara penghargaan, acara langka atau spesialis.

Lokasi

Setelah Anda memiliki gagasan tentang angka, pikirkan tentang lokasi yang ideal. Jika Anda mengadakan pertemuan untuk kolega yang semuanya bekerja di kantor yang sama, maka hotel terdekat yang mereka semua dapat datangi akan ideal. Namun, jika orang akan melakukan perjalanan dari seluruh negeri ke acara Anda, lokasi yang dekat dengan stasiun kereta api, atau dekat persimpangan jalan raya dan dengan banyak tempat parkir, akan lebih cocok.

Anggaran

Harga tempat pertemuan dapat sangat bervariasi, jadi pastikan Anda memiliki anggaran sebelum menghubungi tempat yang potensial. Jika Anda mengatur katering, kemungkinan ini akan dikenakan biaya per kepala. Ruang pertemuan juga dapat disewa per jam, hari atau setengah hari. Tarif delegasi harian (DDR) dapat ditawarkan, dan harus mencakup segala sesuatu mulai dari sewa kamar hingga katering dan minuman dan terkadang menginap.

Jangan lupa, harga seringkali bisa dinegosiasikan - terutama jika acara Anda segera hadir. Tempat mana pun akan memilih untuk memesan konferensi dengan potongan harga daripada tidak sama sekali.

Beberapa hari dalam seminggu lebih populer daripada yang lain, dan jika Anda memilih hari yang kurang populer Anda mungkin mendapatkan penawaran yang lebih baik. Selasa, Rabu, dan Kamis adalah hari paling populer untuk acara dan rapat perusahaan. Jika Anda dapat mengadakan acara Anda pada hari Senin atau Jumat, itu mungkin lebih murah. Namun, ada alasan mengapa hari-hari ini kurang populer, dan Anda mungkin mendapatkan jumlah pemilih yang lebih rendah ke acara Anda jika Anda memilih hari yang kurang nyaman. Liburan sekolah juga merupakan waktu yang lebih tenang untuk sebagian besar tempat pertemuan. Sekali lagi, Anda mungkin memiliki tingkat partisipasi yang lebih rendah jika orang pergi berlibur atau memesan waktu cuti untuk merawat anak-anak.

Agen Pemesanan

Sebagian besar kota besar akan memiliki agen pemesanan yang dapat mengirim pertanyaan Anda ke beberapa acara yang berbeda sekaligus dan mengirimkan ringkasan harga dan ketersediaan. Ini adalah cara yang baik untuk menghemat waktu jika Anda mengatur acara di kota yang tidak Anda kenal; atau jika Anda hanya kewalahan dengan pilihan. Coba hubungi dewan turis atau kantor dewan setempat untuk menghubungi agen. Anda dapat memberi tahu mereka detail acara, tanggal, dan anggaran Anda tanpa harus mengulangi sendiri ke banyak tempat berulang kali.

Katering

Ini akan sering dirawat oleh tempat pilihan Anda, yang mungkin memiliki koki atau hubungan baik dengan katering lokal. Pikirkan kapan akan ada istirahat selama acara, dan minuman apa yang harus tersedia. Ini adalah ide yang baik untuk memastikan air selalu tersedia. Anda juga mungkin akan terkejut dengan berapa banyak cangkir teh dan kopi yang dapat dihadiri pada konferensi sehari! Biarkan tempat acara mengetahui waktu istirahat Anda, sehingga mereka dapat memastikan bahwa teh, kopi, biskuit, kue, sandwich daging asap - atau apa pun yang Anda pilih - siap dan menunggu.

Peralatan

Sediakan tempat Anda dengan daftar peralatan yang diperlukan sebelum acara. Tempat mungkin tidak memiliki persediaan flipchart, proyektor atau sistem PA di lokasi dan dapat memesan peralatan yang sesuai dari pemasok eksternal. Pastikan Anda memiliki detail harga untuk peralatan tambahan juga, karena mungkin tidak tercakup oleh biaya sewa kamar atau tarif delegasi harian.

Persiapan Terakhir

Merupakan ide yang baik untuk berkomunikasi dengan venue sehari sebelum acara, untuk memastikan bahwa mereka jelas tentang persyaratan Anda, jumlah peserta yang diharapkan dan waktu acara. Jika akan turun hujan, apakah ada tempat khusus untuk mantel dan payung? Apakah ada tempat bagi para delegasi untuk menunggu dengan nyaman jika mereka datang lebih awal, dan apakah mereka bisa mendapatkan secangkir teh? Jauh lebih mudah untuk menyelesaikan masalah sehari sebelumnya daripada ketika Anda dikelilingi oleh delegasi yang lapar / haus / tergencet!



https://www.cilotoindahpermai.co.id/

https://www.linkedin.com/pulse/11-tips-tidur-terbukti-untuk-membantu-anda-dengan-baik-mie-ayam

https://kask.us/iCpe7

https://medium.com/@mieayammedan95/lima-cara-untuk-mengarahkan-pendapatan-tambahan-ke-hotel-anda-ciloto-indah-permai-23c04c808307?sk=b903556758189b55ef3291729ebd1219

https://speakerdeck.com/hotelcilotoindahpermaipuncak

https://sites.google.com/view/hotelcilotoindahpermaipuncak/beranda

https://profiles.wordpress.org/nirmalaratimanjari/

https://medium.com/@hotelcilotoindahpermai

https://medium.com/@hotelcilotoindahpermai/green-hotels-and-resorts-ciloto-indah-permai-9b0b3d54d6a5?sk=afe717825f14195c629767869ea1cf1f

https://www.flickr.com/photos/183645439@N06/48571566081/in/dateposted-public/

https://id.quora.com/Manakah-tempat-yang-akan-kamu-pilih-jika-ke-puncak-menginap-di-hotel-atau-wisma-biasa

https://disqus.com/by/cilotoindahpermai/

https://id.pinterest.com/cilotoindahpermai/

https://www.academia.edu/40115181/Spa_Hotel_dan_Resor_-Tujuan_Kesehatan_Utama

https://www.scribd.com/document/422316844/Pentingnya-Layanan-Internet-Dalam-Kamar-Untuk-Hotel-Dan-Resor

http://cilotoindahpermai.mystrikingly.com/

https://cilotoindahpermai.hatenablog.com/

https://www.etsy.com/sg-en/people/ditdhv33?ref=hdr_user_menu

https://www.indiegogo.com/individuals/22304640

https://www.wattpad.com/user/cilotoindahpermai

https://www.mixcloud.com/hotelcilotoindahpermai/